Tärkkilän TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 13.11.2024.
Rekisterinpitäjä
Ikikaiku-elämänperintösäätiö, Palviantie 69, 42330 HAAVISTO, Puhelin: +358407172997
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Selma Kilpi ( +358407172997), selma(at)tarkkila.fi
Rekisterit
Tärkkilässä on henkilörekisterit liittyen
a. yhdistyksen jäsenyyteen,
b. koulutuksiin, tapahtumiin ja talkoisiin ilmoittautumiseen ja osallistumiseen,
c. maalle omistautumiseen (kisällit,omistautujat),
d. yhteistyötahoille tiedottamiseen ja muuhun sidosryhmäviestintään,
e. lähetettyihin verkkolomakkeisiin ja uutiskirjeen tilanneisiin,
f. lähetettyihin lisätietokyselyihin tai muihin yhteydenottoihin.
Lisäksi pidetään työsuhteisiin, hallitustyöskentelyyn ja asiantuntijatehtäviin liittyvää henkilörekisteriä viranomaisten edellyttämällä tavalla.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus. Ikikaiku-elämänperintösäätiö käyttää näitä ja muita asiakassuhteen aikana syntyneitä tietoja toiminnan suunnitteluun sekä tarjonnan kohdistamiseksi.
Henkilötietoja käytetään:
asiakassuhteen hoitamiseen
palveluistamme kertomiseen
sovitun palvelun ylläpitoon
palveluidemme kehittämiseen
Henkilötietoja käsitellään yhdistyksen toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi ja tietoja käytetään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä puitteissa. Rekisteriä ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.
Sähköpostilistalle liittyneiden sähköpostiosoitetta käytetään toiminnasta tiedottamiseen. Yhteydenottokaavakkeen täyttäneiden tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseen. Lisäksi potentiaalisten toiminnasta kiinnostuneiden osalta voimme hakea tietoja yksityisistä ja julkisista rekistereistä, kuten yritysten ja järjestöjen verkkosivuilta.
Rekisterin tietosisältö
Henkilörekisteri koostuu useammasta pääasiallisen käyttötarkoituksen mukaan kootusta erillisestä rekisteristä. Näiden tiedot yhdessä muodostavat tallennetut tietojoukot seuraavasti:
a. jäsentiedot:
- etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
b. koulutuksiin tapahtumiin ja ilmoittautuneiden ja osallistuneiden osalta:
- esitietolomakkeen tiedot, etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja henkilötunnus,
- koulutus, osaaminen
d. yhteistyötahojen muiden sidosryhmien osalta:
- yritys-, yhdistys- ja yhteisötahoilta yhteystiedot, yrityksen tai yhteisön nimi, y- tai rekisteritunnus,
e. lähetettyjen verkkolomakkeiden ja uutiskirjeen tilanneiden sekä
f. lähetettyjen lisätietokyselyiden tai muiden yhteydenottojen osalta:
- etu- ja sukunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite,
- IP-osoitetieto tai muu tunniste.
Henkilötunnus rekisteröidään lahjoitusten käsittelemisessä osapuolten oikeusturvan varmistamiseksi sekä mahdollisten lakisääteisten ilmoitusvelvollisuuksien varalle mm. Verohallinnolle.
Rekisteröidyn oikeudet
rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista,
pyytää itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista,
tietyin edellytyksin pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa henkilötietojen käsittely
Näiden oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voit tehdä lähettämällä viestin osoitteeseen selma(at)tarkkila.fi, Ikikaiku-elämänperintösäätiö sr, Kipparintie 3, 42330 Haavisto
Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä. Henkilö voi myös kieltäytyä uutiskirjeistä klikkaamalla niiden lopusta löytyvää linkkiä.
Joissain tapauksissa yhdistyksellä on lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa, esimerkiksi velvollisuus säilyttää testamentteihin ja lahjoituksiin liittyviä dokumentteja osana kirjanpitoaineistoa Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Toimintaan osallistuvien jäsenten tarvittavat tiedot saadaan osallistujalta itseltään tämän
suostumuksella joko kirjallisesti tai sähköisen kyselylomakkeen kautta.
Ikikaiku-elämänperintösäätiön luottamushenkilö tai myöhemmin työntekijä tallentaa säätiön hallinnolliseen käsittelyyn, lahjoituksiin ja asumisoikeuksien myöntämispäätöksiin liittyvät tiedot. Jokainen henkilötietorekisterin käyttäjä on tiedoista vaitiolovelvollinen.
Ikikaiku-elämänperintösäätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään tai julkisista lähteistä, kuten yhteisöjen verkkosivuilta.
Henkilötietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Varmistamme, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat EU:n tietosuoja-asetusta.
Käytämme seuraavia palvelutarjoajia:
Google
Zoner
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhdistys käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja.
Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.
Sähköpostilistan käyttöön yhdistys käyttää Riesup-palvelua. Riesupille siirretään käyttäjistä etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite sekä sähköpostin kohdentamiseen tarvittava tieto viestinnästä, johon henkilö antaa suostumuksensa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Yhdistys vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.
Henkilötietorekisterin suojauksessa otetaan huomioon henkilötietoja sisältävien asiakirjojen käsittelyyn, säilyttämiseen, arkistointiin ja hallintaan tietosuojalainsäädännön lisäksi olevat säädökset.
Henkilötietorekisteriin kuuluvia tietoja voi olla:
-säilytettäväksi määrätyssä aineistossa,
-sopimusperusteisessa aineistossa,
-alkuperäisissä asiakirjoissa,
-kokousdokumenteissa.
Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Testamentteihin ja lahjoituksiin liittyvät dokumentit säilytetään pankkilokerossa.
Hakemukset ja maa-alueelle omistautumiseen liittyvät sopimukset ja asiapaperit säilytetään vähintään 10 vuotta tehdyistä päätöksistä.
ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista. Laitteiden virustorjunta ja palomuurit päivitetään säännöllisesti. Muistitikut tai ulkoiset kovalevyt, joilla henkilötietoja säilytetään, kryptataan.
Henkilötietoja säilytetään myös Tärkkilän Tuki ry:n käyttämissä Zoner ja Googlen palveluissa (Gmail, Google Drive, Google Analytics).
Google on yhdysvaltalaisia yhtiöitä ja tietoja voidaan tallentaa EU:n ulkopuolisiin datakeskuksiin. Yritys kuuluu USA:n ja EU:n välisen Privacy Shield -kehyksen sertifioitujen yritysten listalle ja noudattaa omalta osaltaan EU:n tietosuoja-asetusta.
Lisää tietoa: Google
11. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella on pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa (12 kk) toteutettuna.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Tarkastuspyyntö osoitetaan Ikikaiku-elämänperintösäätiölle ja lähetetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
Korjaamispyyntö osoitetaan Ikikaiku-elämänperintösäätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.
Ikikaiku-elämänperintösäätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.
Mikäli toimintaan osallistuva huomaa henkilötietojen käsittelyssä olevan puutteita, hänellä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojaviranomaiselle.